一、总 则
　　　　1、为加强对本公司各类档案的规范管理，确保档案保管和使用的安全，提高利用效率，更好地为公司经营管理服务，为适应公司发展要求，特修订本办法。
　　　　2、本制度所称的档案是指公司成立以来，在经营、管理工作和活动中形成的，具有备用、备查价值的各类资质证照，文书、公文、公函，合同、图纸，影像、实物等不同形式的历史记录。
　　　　3、档案工作的基本原则：集中统一地管理集团系统档案，维护档案的完整与安全，便于各项工作的利用。
二、档案管理范围及主要职责
　　　　1、档案室管理档案范围：主要有综合类档案和技术类档案。综合类档案主要包括：行政文书、管理监察、经营管理、营销策划、计划管理、行政广告和销售合同、资产、声像、实物等档案。
　　　　技术类档案主要包括：各工程项目的开发报建、招投标和预决算档案，以及工程管理性材料、工程项目合同、施工中形成的技术文件材料和竣工技术文件等档案。
　　　　2、档案部门主要职责：
　　　（1）贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度，确定公司系统全宗编号原则和档案分类体系。
　　　　（2）统筹规划并负责本公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作，加强档案工作规范化、标准化建设。
　　　　（3）监督落实同步归档制度，指导各部门文件材料的收集、积累、整理和归档工作。
　　　　（4）维护档案的完整和安全，做好安全防范、修复和保护工作。
　　　　（5）推行公司系统档案管理系统信息化建设。
三、档案的归档、立卷和移交
　　　　（一）档案归档范围及归档时间
　　　　1、对于公司规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，向本公司档案室移交，集中管理，任何个人不得据为己、拒绝移交。
　　　　2、必须严格按照归档时间进行归档。
　　　　（二）归档要求
　　　　1、归档专业技术要求：
　　　　（1）归档的文件原则上一律为原件，凡有原件的文件，不能以复印件归档。热敏传真纸不能直接归档，要尽量追加原件，必要时存复印件并加盖红章注明原件存放处。
　　　　（2）归档的文件材料应对照归档范围完整、准确、系统收集，工程技术类档案应符合国家有关规定。归档的文件材料种数、份数及每份文件的页数均应齐全完整。
　　　　（3）文件书写和载体材料应能耐久保存，文件材料整理符合规范。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。
　　　　（4）声像类、实物类档案要清晰完整，符合有关规范和标准，并按归档要求提供拍摄内容、时间、背景、作者等信息。对于形成声像资料的费用，需经档案室签字认可，再到财务部门核报费用。
　　　　2、相关工作要求：
　　　　（1）如因工作需要不能及时归档，应主动向档案部门备案，并安排专人妥善保存，待使用完毕后立即归档。
　　　　（2）原则上，档案取得后未存档之前，部门人员不得先行使用，否则，如因此项原因导致的档案遗失、损坏等，一律对当事人和部门负责人失职问责严肃处理。
　　　　（三）档案立卷
　　　　1、立卷原则：综合档案按性质、类别、年限、重要程度和文件材料的自然形成规律，当年立前一年的卷，并预立当年的卷。技术档案立竣工工程卷，在建工程资料要整理成册。
　　　　2、立卷时间：综合档案室立卷时间为每年年末或次年年初。
　　　　3、各部门专兼职资料管理员应注重日常收集和整理，按照归档范围督促部门人员及时归档，并做好档案预立卷工作。
　　　　（四）档案移交
　　　　1、档案对外移交要求：按照政府规定办理档案对外移交时，须上报领导审批。凡政府部门批复的文件及附图，在政府有关部门需回收时，档案部门须留存复印件备查。
　　　　2、移交要求：
　　　　（1）档案室接收档案时，应根据移交目录，与移交人共同逐页清点，双方在每一页都要签名确认。对重要、机密类的案卷，更需要仔细核对，经查验无误方可办理签收手续。
　　　　（2）全部移交手续办理完毕后，移交部门和档案部门负责人均签署“同意”意见，并加盖部门印章，档案移交工作视为完成，移交中的所有记录均须存档。
　　　　3、对调出、离职等人员，在办理调离手续前，必须清还档案。没有档案室签字，人事部门不得办理调离手续。
　　　　（五）电子档案管理
　　　　按时进行电子存档，确保与纸质文档内容相符。
　　　　四、档案的利用
　　　　（一）档案借阅基本程序
　　　　仅在档案室查阅一般数据和信息，办理普通登记手续即可，查阅重要密级资料，须按借阅管理权限呈相关领导签字同意，且必须在档案室当场查阅后归还，不得私自带出复印。
　　　　（二）档案借阅事项规定
　　　　1、借阅档案必须按时归还，并及时办理清户手续。
　　　　2、借阅档案最长应在7个工作日内归还，一次性借阅时间超过20天以上，须上报领导审批。
　　　　3、借阅者必须保证原样归还所借的档案资料，而且完整无损，不得拆散、抽换、圈点、划线、涂改或作其它任何标记。
　　　　4、严格遵守保密制度，妥善保管所借档案，做到不丢失不泄密。
　　　　5、涉及管理监察部门根据领导指示开展具有查处办案性质的工作，档案、资料借阅须上报领导审批，档案室即可办理，无须再请示本公司董事长或本单位（部门）负责人。
　　　　6、新入职和未转正的员工，原则上不允许借阅档案原件。如因工作需要，须报领导签字同意。
　　　　7、节假日前和工作发生变动时，必须及时归还档案。
　　　　8、借阅的档案，一旦发生损坏、丢失或失密，应立即向档案部门报备，按公司规定失职问责处理。
　　　　9、密级档案材料和已立卷的文件，原则上不借出，如确因工作需要，须经领导同意方可借出。
　　　　10、外单位借阅档案，应持盖有该单位公章的介绍信，写明借阅内容，经领导批准，由相关部门人员带领方可借阅。
　　　　11、实物档案一般不外借，声像档案只能以复制件提供利用。
　　　　（三）档案资料借阅审批权限（含原件和复印件）。
　　　　1、公司绝密类的档案一律不得复制。
　　　　2、复印完毕须注明用途，根据情况加盖“再复印无效”印章。
　　　　（四）档案密级确定与管理
　　　　公司档案密级分为绝密、机密和秘密三类，密级档案保管要求如下：
　　　　1、未经具备相应管理权限的领导批准，不得复制和摘抄。
　　　　2、查阅机密档案资料，只能在阅览室内查阅。
　　　　3、属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，必须由专人负责执行，采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由各部门负责保密。
　　　　4、须在设备完好的保险装置中保存密级档案，且档案室内门、柜应做到随开随锁。
　　　　5、档案室的档案材料要定期清查，做到帐物相符。发现失密、窃密情况，应及时报告主管领导，查明情况严肃处理。
　　　　6、不准在私人交往、通信、网络中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。
　　　　7、档案属下列情况之一者，不与开放利用：
　　　　（1）涉及公司商业机密；
　　　　（2）涉及公司专利或技术秘密；
　　　　（3）涉及公司员工个人隐私；
　　　　（4）档案形成部门规定限制使用。
　　　　（五）档案统计
　　　　档案部门应在每年年终对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况、档案的利用等情况进行统计。统计工作必须做到实事求是，如实反映情况，务必确保提供的数据准确，符合客观实际，不得虚报、瞒报、漏报和伪造。
　　　　五、档案保管
　　　　1、档案室由专人管理，确保档案安全。
　　　　2、档案一经立卷、归档，未报公司领导批准，任何人不得擅自销毁。
　　　　3、经批准销毁的档案，不得作其它用途或当作废纸出售。销毁档案须有至少两名监销人。监销人应认真复核所销毁档案。销毁完毕须在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，监销人分别在销毁清册上签字。
　　　　六、附则
　　　　1、本制度为2010年第一次修订版，档案管理办法以本制度为准，解释权归公司档案部门。
　　　　2、本制度从下发之日起执行。

　　　　　　　　　　　　　　　　　 天津市福老基金会
　　　　
　　　　　　　　　　　　　　　　二○一○年十二月二十八日